Das Dateiformat, in dem Sie einen Text zur Übersetzung übergeben, hat großen Einfluss auf Aufwand, Qualität und Preis. Ein sauber editierbares Dokument lässt sich effizient bearbeiten, während ein Scan oder eine PDF-Datei erheblichen Mehraufwand bedeuten kann. Dieser Ratgeber erklärt die wichtigsten Formate und gibt Empfehlungen für eine reibungslose Übergabe.
Office-Formate: der ideale Fall
Formate aus dem Office-Bereich sind für Übersetzungen bestens geeignet. Word, Excel und PowerPoint lassen sich direkt in Übersetzungsprogramme einlesen, während Layout und Formatierung erhalten bleiben:
- Word (.docx): Der Klassiker für Fließtexte, Verträge und Berichte. Direkt editierbar und problemlos zu verarbeiten.
- Excel (.xlsx): Ideal für Tabellen, Preislisten und strukturierte Daten.
- PowerPoint (.pptx): Für Präsentationen, bei denen Text und Layout zusammenspielen.
Wer über diese Formate verfügt, sollte sie bevorzugt liefern, denn sie ermöglichen die effizienteste Bearbeitung.
InDesign und IDML für DTP
Für professionell gestaltete Dokumente wie Broschüren, Kataloge oder Magazine kommt häufig Adobe InDesign zum Einsatz. Für die Übersetzung eignet sich das Austauschformat IDML besonders gut. Es enthält die Textinhalte in einer Form, die sich in Übersetzungsprogramme einlesen lässt, ohne das Layout zu zerstören. Nach der Übersetzung fließt der Text zurück in das Layout, sodass der gestalterische Aufwand gering bleibt.
XML- und CMS-Export für strukturierte Inhalte
Websites, Software-Oberflächen und Inhalte aus Redaktionssystemen liegen oft in strukturierten Formaten wie XML vor oder lassen sich als solches exportieren. Diese Formate trennen Inhalt und Struktur sauber voneinander, was sie für die Übersetzung und insbesondere für die Website-Lokalisierung gut geeignet macht. Ein sauberer Export aus dem Content-Management-System erspart mühsames Kopieren einzelner Textbausteine und reduziert die Fehlerquote.
PDF und Scan: der Sonderfall
PDF-Dateien und Scans sind ein Sonderfall. Sie sind in der Regel nicht direkt editierbar, weil der Text als festes Layout oder sogar nur als Bild vorliegt. In diesem Fall ist eine Texterkennung (OCR) nötig, um überhaupt bearbeitbaren Text zu gewinnen. Das bedeutet zusätzlichen Aufwand und ein höheres Fehlerrisiko, das eine sorgfältige Nachkontrolle erfordert.
Dieser Mehraufwand schlägt sich auch in der Abrechnung nieder. Nach dem Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz (JVEG) beträgt das Honorar für eine nicht elektronisch editierbare Vorlage 2,15 Euro pro Normzeile statt 1,95 Euro bei editierbarer Vorlage. Wer also eine editierbare Datei liefert, spart Kosten. Weitere Hinweise dazu finden Sie auf unserer Seite zu den Kosten.
Empfehlungen für eine saubere Übergabe
Damit Ihre Übersetzung effizient und günstig bleibt, helfen einige Grundregeln:
- Liefern Sie nach Möglichkeit das editierbare Ausgangsformat, also Word, Excel, PowerPoint, IDML oder einen XML-Export.
- Vermeiden Sie es, ein bereits fertiges Dokument als PDF zu exportieren, wenn die Originaldatei noch vorhanden ist.
- Stellen Sie bei Scans sicher, dass sie gut lesbar und gerade ausgerichtet sind, um die Texterkennung zu erleichtern.
- Geben Sie an, ob das Layout erhalten bleiben soll, damit der passende Arbeitsablauf gewählt werden kann.
Das richtige Dateiformat ist oft der einfachste Hebel, um Zeit und Kosten bei einer Übersetzung zu sparen.
Gerade bei anspruchsvollen Aufträgen aus dem Bereich der technischen Übersetzung lohnt es sich, das Format schon vor der Anfrage zu klären. So starten Sie mit den besten Voraussetzungen in Ihr Projekt.