Maschinelle Übersetzung ist aus dem Arbeitsalltag vieler Unternehmen kaum mehr wegzudenken. Tools wie DeepL oder ChatGPT liefern in Sekunden brauchbare Rohübersetzungen. Doch sobald personenbezogene oder vertrauliche Inhalte im Spiel sind, wird die Frage nach dem Datenschutz zentral. Wer die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ernst nimmt, muss verstehen, was mit den eingegebenen Texten tatsächlich passiert.
Wie maschinelle Übersetzung Daten verarbeitet
Die meisten KI-Übersetzungsdienste arbeiten in der Cloud. Der Text verlässt also das eigene Gerät und wird auf Servern des Anbieters verarbeitet. Je nach Dienst und Tarif kann der Text dort zwischengespeichert oder - im ungünstigen Fall - zur Verbesserung der Modelle weiterverwendet werden. Genau hier liegt das Datenschutzrisiko: Wer einen Arbeitsvertrag, eine Patientenakte oder eine interne Strategie in ein kostenloses Textfeld kopiert, gibt diese Daten unter Umständen aus der Hand.
Kostenlose Tools gegen Business-Versionen
Zwischen den frei zugänglichen Varianten und den kostenpflichtigen Pro- oder Business-Versionen bestehen erhebliche Unterschiede:
- Kostenlose Tools: Oft keine vertragliche Zusicherung, dass Texte nicht gespeichert oder für Training genutzt werden. Für sensible Inhalte ungeeignet.
- Pro- und Business-Versionen: Seriöse Anbieter sichern hier zu, dass eingegebene Texte nach der Übersetzung gelöscht und nicht zum Training verwendet werden. Häufig lässt sich ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen.
Personenbezogene und vertrauliche Daten
Sobald Namen, Adressen, Gesundheitsdaten, Finanzinformationen oder andere personenbezogene Angaben verarbeitet werden, greift die DSGVO in vollem Umfang. Für besonders schützenswerte Kategorien wie Gesundheitsdaten gelten zusätzlich strengere Anforderungen. In solchen Fällen reicht ein einfaches Tool ohne vertragliche Grundlage nicht aus.
Auftragsverarbeitungsvertrag und Serverstandort
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Artikel 28 DSGVO ist die rechtliche Grundlage, wenn ein externer Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Ohne AVV ist der Einsatz eines Cloud-Übersetzers für personenbezogene Daten in aller Regel nicht zulässig. Achten Sie zusätzlich auf den Serverstandort: Werden die Daten innerhalb der EU verarbeitet, vereinfacht das die datenschutzrechtliche Bewertung erheblich. Bei Verarbeitung in Drittländern sind zusätzliche Garantien erforderlich.
Wann maschinelle Übersetzung vertretbar ist
Maschinelle Übersetzung kann sinnvoll sein, wenn es um unkritische, nicht personenbezogene Inhalte geht - etwa allgemeine Produktbeschreibungen, öffentlich zugängliche Informationen oder erste Rohentwürfe zur internen Orientierung. Auch für die Website-Lokalisierung können KI-Tools ein hilfreicher erster Schritt sein, sofern der Feinschliff durch Menschen erfolgt.
Wann menschliche oder beeidigte Übersetzung nötig ist
In bestimmten Situationen führt an einer professionellen menschlichen Übersetzung kein Weg vorbei:
- Bei rechtlich bindenden Dokumenten und Verträgen, wo Präzision und Haftung eine Rolle spielen. Hier ist eine juristische Übersetzung durch Fachleute erforderlich.
- Bei Urkunden und Zeugnissen, die einer Beglaubigung durch beeidigte Übersetzer bedürfen.
- Bei streng vertraulichen Inhalten, für die keine geeignete vertragliche Grundlage mit einem Tool-Anbieter besteht.
Die Faustregel lautet: Je sensibler und rechtlich relevanter ein Text ist, desto mehr spricht für die menschliche Übersetzung mit klaren Vertraulichkeitsvereinbarungen.
Unternehmen sollten daher intern klar regeln, welche Inhalte über welche Werkzeuge übersetzt werden dürfen. Eine kurze Richtlinie, die zwischen unkritischen und sensiblen Daten unterscheidet, schützt vor unbeabsichtigten Datenschutzverstößen und schafft Rechtssicherheit im Arbeitsalltag.