Die Preisfrage entscheidet darüber, ob eine selbstständige Übersetzertätigkeit dauerhaft trägt. Trotzdem entstehen Sätze häufig aus dem Bauch heraus, orientiert an dem, was Kolleginnen und Kollegen angeblich nehmen, oder an dem, was ein einzelner Kunde gerade akzeptiert hat. Das Ergebnis ist ein Preis, der zufällig zu hoch oder zufällig zu niedrig ist und in beiden Fällen schwer zu verteidigen. Eine belastbare Kalkulation ersetzt dieses Raten durch eine nachvollziehbare Rechnung, die auch im Gespräch Bestand hat.
Vom Zielgewinn zur Kostendeckung
Die Kalkulation beginnt nicht beim Marktpreis, sondern bei den eigenen Zahlen. Vier Blöcke gehören dazu:
- Betriebliche Fixkosten: Software und Lizenzen, Hardware und deren Ersatz, Fachliteratur, Fortbildung, Versicherungen, Buchhaltung und Steuerberatung, Website und Verzeichniseinträge, Telefon und Internet, Raumkosten, Mitgliedsbeiträge.
- Private Lebenshaltung: Miete, Ernährung, Mobilität, Kranken- und Pflegeversicherung, sonstige Ausgaben.
- Vorsorge und Puffer: Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsabsicherung, Rücklage für Krankheit und auftragsschwache Phasen, Rücklage für Steuernachzahlungen.
- Gewinn: ein bewusst geplanter Betrag für Investitionen und Wachstum, kein zufälliger Rest.
Die Summe dieser Blöcke ergibt den Jahresbedarf vor Steuern. Wichtig ist, dass Vorsorge und Rücklagen nicht als optional behandelt werden. Wer sie weglässt, kalkuliert mit einem Selbstbetrug, der erst Jahre später sichtbar wird.
Produktive Stunden realistisch ansetzen
Der zweite Faktor wird fast immer überschätzt. Ein Jahr hat rund 250 Werktage. Davon gehen Urlaub, Feiertage, Krankheitstage und Fortbildung ab. Von den verbleibenden Arbeitstagen ist nur ein Teil fakturierbar, weil Angebotserstellung, Buchhaltung, Kundenkommunikation, Akquise, Terminologiepflege, Softwarewartung und Weiterbildung Zeit binden, ohne direkt in Rechnung zu gehen.
Realistisch ist häufig, dass deutlich weniger als die Hälfte der Arbeitszeit produktiv abgerechnet werden kann. Wer diesen Anteil zu hoch ansetzt, errechnet einen zu niedrigen Stundensatz und arbeitet dauerhaft unter Kostendeckung. Es lohnt sich, die eigene Zeit über einige Wochen tatsächlich zu erfassen, statt zu schätzen.
Jahresbedarf geteilt durch die produktiven Stunden ergibt den Mindeststundensatz. Er ist die Untergrenze, nicht der Zielpreis.
Die Abrechnungseinheit wählen
In Deutschland sind mehrere Einheiten gebräuchlich, und sie erfüllen unterschiedliche Zwecke.
Normzeile
Die Normzeile ist im deutschsprachigen Raum verbreitet und bei Aufträgen der Justiz maßgeblich. Sie eignet sich für Urkunden und Texte mit uneinheitlicher Struktur. Grundlagen dazu behandelt der Beitrag zu Normzeile und JVEG.
Wortpreis
Der Wortpreis ist international üblich und für Agenturen der Standard. Er lässt sich vor Auftragsbeginn exakt bestimmen und passt zu CAT-gestützten Projekten. Nachteilig ist, dass er den tatsächlichen Aufwand schlecht abbildet: Ein Wort in einem Werbeslogan kostet ein Vielfaches der Zeit eines Worts in einer Stückliste.
Stundensatz
Der Stundensatz eignet sich für Lektorat, für Post-Editing, für Terminologiearbeit und für Aufträge mit unklarem Umfang. Er verlangt Transparenz und ein gutes Zeitmanagement, schützt aber vor Aufwandsfallen.
Projektpreis
Der Projektpreis fasst mehrere Leistungen zusammen und ist für Kunden gut planbar. Er setzt voraus, dass der Umfang klar beschrieben und Mehraufwand vertraglich geregelt ist. Für Website-Lokalisierung mit vielen Beteiligten ist er oft die praktikabelste Form.
Unabhängig von der gewählten Einheit sollte im Hintergrund immer der Stundensatz mitgerechnet werden. Nur so lässt sich nachträglich feststellen, ob ein Auftrag tatsächlich rentabel war.
Zuschläge sachlich begründen
Zuschläge sind keine Preiserhöhung, sondern die Abbildung von Mehraufwand. Sie gehören in die Preisliste und in das Angebot, nicht in eine Nachverhandlung. Typisch sind:
- Eilaufträge: Arbeit außerhalb der üblichen Zeiten, Verschiebung anderer Projekte, erhöhtes Fehlerrisiko durch Zeitdruck
- Schlechte Vorlagen: gescannte oder fotografierte Dokumente, handschriftliche Passagen, unbearbeitbare Dateiformate, fehlender Kontext
- Formatierung und DTP: Nachbau von Layouts, Tabellen, Grafiken mit Textanteilen
- Hohe Fachtiefe: Einarbeitung, Recherche und Rückfragen bei anspruchsvoller medizinischer oder juristischer Übersetzung
- Zusätzliche Schleifen: mehrere Korrekturrunden, Abstimmung mit mehreren Ansprechpartnern
Wer Zuschläge vorher benennt, wirkt professionell. Wer sie hinterher fordert, wirkt nachverhandelnd.
Mindestauftragswert festlegen
Jeder Auftrag verursacht Fixaufwand: Anfrage lesen, Datei prüfen, Angebot schreiben, Auftrag anlegen, liefern, Rechnung stellen, Zahlungseingang überwachen. Dieser Aufwand ist bei einer einseitigen Geburtsurkunde fast derselbe wie bei einem Handbuch. Ein Mindestauftragswert bildet ihn ab und verhindert, dass Kleinaufträge Verluste erzeugen.
Bei der beglaubigten Übersetzung ist das besonders relevant, weil hier viele kurze Dokumente anfallen, oft verbunden mit Beratung, Versand von Papierausfertigungen und Rückfragen zur Vorlagenart. Ein Mindestwert sollte offen kommuniziert werden, damit Anfragende die Größenordnung von Anfang an kennen. Auch für Auftraggeber ist das hilfreich, wie die Übersicht zu Kosten zeigt.
Ein Preis, der nur den Text bezahlt, aber nicht die Zeit für Angebot, Rückfragen, Prüfung und Verwaltung, ist kein günstiger Preis, sondern ein unvollständiger.
Das Preisgespräch führen
Ein Angebot ist wirksamer, wenn es die Leistung beschreibt statt nur eine Zahl zu nennen. Bewährt hat sich, den Umfang zu benennen, den Ablauf zu skizzieren, Qualitätsschritte aufzuführen, den Liefertermin zu fixieren und Gültigkeit sowie Zahlungsbedingungen anzugeben. Der Preis steht dann im Zusammenhang und nicht isoliert.
Hilfreich ist es außerdem, Optionen anzubieten: eine Variante mit vollem Leistungsumfang und eine schlankere Variante mit reduziertem Prüfaufwand. Das verschiebt die Frage von ob zu welche. Wichtig ist, dass die schlankere Variante ehrlich beschrieben wird und nicht als gleichwertig erscheint.
Auf Rückfragen zum Preis lohnt sich eine ruhige, faktische Antwort. Wer erklären kann, welche Arbeitsschritte in der Zahl enthalten sind, muss sich nicht rechtfertigen.
Umgang mit Preisdruck
Preisdruck begegnet man selten erfolgreich mit Nachlässen. Ein gewährter Rabatt wird zur neuen Ausgangsbasis und lässt sich schwer zurücknehmen. Sinnvoller ist, den Leistungsumfang an den Preis zu koppeln: Verzicht auf eine zweite Prüfschleife, längere Lieferfrist, Beschränkung auf Fließtext ohne Formatierung. So bleibt der Stundenwert stabil.
Ebenso wichtig ist die Bereitschaft, Anfragen abzulehnen. Aufträge deutlich unterhalb der Kostendeckung binden Kapazität, die für rentable Arbeit fehlt. Wer dauerhaft an der Untergrenze arbeitet, hat kein Preisproblem, sondern ein Kundenproblem.
Die wirksamste Antwort auf Preisdruck ist Spezialisierung. In einem klar umrissenen Fachgebiet ist die Zahl austauschbarer Anbieter kleiner, und der Preis tritt hinter Verlässlichkeit und Fachkenntnis zurück. Wie sich daraus eine stabile Auftragslage entwickeln lässt, beschreibt der Beitrag Aufträge gewinnen als Übersetzer.
Regelmäßig nachrechnen
Eine Kalkulation ist keine einmalige Übung. Kosten steigen, Software wird teurer, die Zusammensetzung der Aufträge verändert sich. Es empfiehlt sich, einmal jährlich den Jahresbedarf neu zu ermitteln, die produktiven Stunden anhand echter Zeiterfassung zu überprüfen und die abgeschlossenen Projekte auf ihren tatsächlichen Stundenwert hin auszuwerten. Häufig zeigt sich dabei, dass einzelne Kunden oder Textsorten systematisch unrentabel sind.
Wer die eigene Leistung sichtbar machen möchte, sollte Fachgebiete, Sprachen und Arbeitsweise vollständig darstellen. Ein gepflegtes Profil im Verzeichnis unterstützt das; die Bedingungen finden sich unter Profil eintragen. Für die eigene Einordnung ist auch der Blick auf Marktinformationen nützlich, etwa über die Städteübersicht, die regionale Schwerpunkte sichtbar macht.